Porque os equipamentos são "máquinas" e as máquinas por vezes falham, normalmente sem aviso prévio, a "cópia de segurança" regular é um procedimento obrigatório. A maioria dos sistemas operativos possui hoje este tipo de funcionalidades, que podem ser parametrizadas para que sejam executadas periodicamente de forma automática. Mesmo assim tenha o cuidado de fazer as mesmas cópias, em redundância, para vários locais físicos diferentes, por exemplo, para "Tape", para discos rígidos diferentes, para CD/ DVD.

Lembre-se que os dados armazenados no interior dos computadores da sua escola, são únicos. Se desaparecerem, pode não haver maneira de os recuperar. Hoje as escolas lidam com grande quantidade de dados de enorme responsabilidade, como por exemplo bases de dados de alunos e de funcionários.